Bagi kamu yang ingin menambah pengalaman saat berada di organisasi kampus maupun luar kampus, tentu harus mengikuti organisasi terlebih dahulu. Nah sebelum masuk organisasi, kamu harus tahu divisi dalam organisasi mahasiswa beserta tugas dan peran.
Pada artikel berikut ini akan dibahas secara lengkap tentang divisi acara dalam kepanitiaan beserta tugas dan peran yang harus dijalankan.
Pengertian Divisi dalam Organisasi
Apa itu divisi? Jadi, Divisi dalam organisasi adalah bagian dari sebuah organisasi yang memiliki fungsi dan tujuan tertentu. Nah, setiap divisi biasanya memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda-beda untuk mencapai tujuan organisasi.
Biasanya, mereka dibagi ke dalam beberapa bagian kecil agar setiap tugas bisa dikerjakan dengan lebih cepat, rapi, dan terorganisir.
Manfaat Divisi Acara Kepanitiaan
Berikut ini adalah beberapa manfaat adanya divisi acara kepanitiaan dalam acara atau event:
1. Menjaga Jalannya Acara Tetap Teratur
Divisi acara memiliki peran yang cukup penting, karena harus memastikan acara berlangsung sesuai dengan planing yang telah ditentukan.
Dengan adanya divisi ini, setiap sesi dalam acara bisa berjalan tepat waktu dan efektif, sehingga menciptakan alur yang rapi dan nyaman bagi peserta.
2. Menjadi Penghubung Antar Divisi
Divisi acara kepanitiaan juga menjadi titik koordinasi utama yang menghubungkan semua divisi lain dalam kepanitiaan. Mereka memastikan bahwa setiap divisi bekerja dengan tujuan yang sama, yaitu acara dapat berjalan lancar. ,
3. Tempat Pembelajaran bagi Anggota Panitia
Anggota akan belajar tentang manajemen waktu, menyusun strategi, berpikir efektif, hingga menangani situasi tak terduga. Semua ini menjadi pengalaman yang cukup penting dalam organisasi.
4. Mewujudkan Konsep Menarik dan Terstruktur
Divisi acara kepanitiaan juga harus memastikan bahwa setiap acara berjalan sesuai dengan tema dan tujuan kegiatan, sekaligus memberikan pengalaman yang menyenangkan bagi para peserta.
10 Divisi Acara dalam Organisasi
Berikut ini adalah beberapa contoh divisi dalam organisasi beserta tugas dan peran yang perlu kamu ketahui:
1. Divisi Media dan Komunikasi
Divisi dalam organisasi kampus yang pertama yaitu divisi media. Divisi ini bertanggung jawab atas pengelolaan komunikasi internal dan eksternal melalui media, baik dari media ofline maupun online.
Divisi ini memiliki tujuan untuk menyampaikan informasi atau mempromosikan kegiatan yang akan dijalankan suatu organisasi.
2. Divisi Relasi/Humas
Selanjutnya, ada Divisi Humas (Hubungan Masyarakat) dan Publikasi. Divisi ini penting banget untuk memastikan acara berjalan dengan lancar. Biasanya, tim ini diisi oleh orang-orang kreatif yang ahli desain grafis, videografi, atau fotografi.
Soalnya, publikasi harus terlihat keren dan menarik perhatian siapa saja yang melihatnya. Dengan ide-ide inovatif dan desain yang menarik, tentu akan membuat acara semakin banyak disukai oleh peserta.
3. Divisi Perlengkapan
Divisi perlengkapan adalah divisi yang menyediakan semua kebutuhan selama acara berlangsung. Mereka bekerja sama dengan divisi lain untuk mengumpulkan daftar perlengkapan atau peralatan yang diperlukan.
Setelah itu, divisi ini memastikan semua perlengkapan tersedia, mulai dari meja, kursi, panggung (jika diperlukan), hingga sound system. Semua dipastikan siap agar acara berjalan lancar.
Tugas divisi perlengkapan
- Merencanakan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan selama acara.
- Mencari vendor yang menyediakan peralatan.
- Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pengembalian peralatan acara.
4. Divisi Konsumsi
Salah satu divisi yang tidak boleh diabaikan agar acara berjalan dengan lancar yaitu divisi konsumsi. Divisi ini mengatur semua logistik yang diperlukan oleh semua anggota dan peserta acara.
Selain itu, juga harus bisa menentukan jadwal waktu makan saat acara sedang berlangsung.
- Mencari vendor makanan dan minuman
- Menyediakan makanan dan minuman untuk peserta, pengisi acara dan panitia
- Mengurus administrasi biaya konsumsi
- Berkoordinasi langsung dengan bendahara terkait anggaran dan kebutuhan
5. Divisi Sponsorship
Divisi Sponsorship yang berperan penting dalam urusan pendanaan acara. Divisi ini akan menyusun proposal kerja sama, lalu mengajukannya ke perusahaan, instansi, atau pihak lain yang relevan.
Tugas divisi sponsorship:
- Mencari dana
- menjalin kerjasama dengan berbagai pihak
- Menyusun proposal, lalu mengajukan ke pihak yang relevan
6. Divisi Keamanan
Divisi keamanan adalah tim yang bertugas menjaga kelancaran dan keamanan acara. Biasanya, divisi ini selalu ada dalam kepanitiaan organisasi.
Mereka memastikan semua urusan keamanan selama acara berlangsung, mulai dari menjaga ketertiban hingga mengatasi hal-hal yang tak terduga.
Tugas divisi keamanan:
- Bertanggung jawab langsung kepada ketua panitia
- Mengatur saran a prasarana keamanan yang berkaitan dengan acara
- Berkoordinasi langsung dengan pihak keamanan seperti polisi, satpam, maupun masyarakat setempat.
Baca Juga:
- 10 Alasan Tidak Ikut Rapat Organisasi Beserta Contoh
- 10 Motivasi Mengikuti Organisasi Mahasiswa di Kampus
7. Divisi Dokumentasi
Divisi dokumentasi adalah divisi yang berfungsi mengabadikan momen dengan memotret atau memvideo saat acara sedang berlangsung. Divisi ini dilengkapi dengan perlengkapan seperti kamera, tripod, lighting, dan masih banyak lagi
8. Ketua Panitia
Setiap struktur organisasi mahasiswa harus ada seorang pemimpin. Fungsi ketua panitia yaitu sebagai koordinator utama dalam sebuah organisasi. Sebagai pemimpin, Ketua harus punya jiwa kepemimpinan, mampu memotivasi, dan mengorganisasi anggota panitia dengan baik.
Tugas panitia acara adalah memastikan semua rencana berjalan lancar. Kehadiran ketua panitia itu wajib, karena tanpa pemimpin, sebuah kepanitiaan tidak akan bisa berjalan dengan lancar.
9. Divisi Acara
Apa itu divisi acara? Divisi Acara adalah bagian dalam organisasi yang bertugas mengelola berbagai kegiatan, mulai dari tahap persiapan, pelaksanaan, hingga penutupan acara. Divisi ini bertanggung jawab untuk memastikan seluruh rangkaian acara dapat berjalan dengan lancar dan sesuai rencana.
Tugas Divisi Acara:
- Mengundang narasumber atau mc untuk mengisi acara.
- Membuat susunan acara, mulai dari tahap persiapan hingga penutupan
- Berkoordinasi dengan divisi perlengkapan, untuk menentukan peralatan yang dibutuhkan.
- Bertanggung jawab kepada ketua panitia
10. Divisi Kerohanian
Divisi kerohanian adalah divisi yang fokus pada kegiatan keagamaan. Mereka punya banyak program seru, seperti mengadakan kajian bulanan, merancang acara muktamar, merawat tempat ibadah di kampus, hingga membuat program spesial selama bulan Ramadhan.
Buat teman-teman non-Muslim, kegiatan kerohaniannya juga nggak kalah menarik. Mereka biasanya mengadakan event keagamaan seperti perayaan Natal, kebaktian, Nyepi, dan kegiatan keagamaan lainnya.
Nah itu dia artikel dari dosenmahasiswa tentang divisi dalam organisasi himpunan mahasiswa beserta tugas dan peran. Semoga bermanfaat guys!
Referensi:
Dunia Kampus. Divisi dalam Organisasi Mahasiswa. Dunia Kampus, 25 Januari 2025, https://www.duniakampus.id/divisi-dalam-organisasi-mahasiswa/. Diakses pada 25 Januari 2025.
